ViDA: e-facturering en digitale rapportage

Na twee jaar onderhandelen hebben de EU-lidstaten het ViDA-pakket aangenomen. ViDA staat voor VAT in the Digital Age. Met het ViDA-pakket wil de EU het btw-stelsel beter toerusten voor de digitale wereld waarin wij leven en btw-fraude bestrijden. Lidstaten lopen jaarlijks vele miljarden euro’s aan btw-inkomsten mis door btw-fraude. In 2020  werd de ‘VAT-gap’ (het verschil tussen de te realiseren en gerealiseerde btw-inkomsten) in de EU geraamd op 93 miljard euro waarvan 40 tot 60% zou zijn toe te schrijven aan btw-fraude.  Met name bij grensoverschrijdende verkopen is het huidige btw-stelsel niet fraudebestendig gebleken. Voor de lidstaten is het daarom van belang om dit grote verlies aan btw-inkomsten terug te dringen. De huidige aangifte-, facturerings- en rapportageverplichtingen, de periodieke opgaaf intracommunautaire prestaties (opgaaf ICP), geven de fraudeur teveel ruimte om met de noorderzon te vertrekken voordat de btw-fraude aan het licht komt. De eerste pijler van het ViDA-pakket moet hieraan een einde maken.

Pijler 1 ViDA: e-facturatie en digitale rapportage intra-EU B2B-transacties

E-facturering

Wanneer wij onze klanten vragen naar het treffen van voorbereidingen voor ‘e-facturering’ of ‘e-invoicing’ geven ze vaak aan dat zij facturen (in pdf) per e-mail versturen en ontvangen. Dat is echter niet wat met e-facturering wordt bedoeld. Een e-factuur is een elektronisch bestand in een gestructureerd format dat per computer wordt aangeleverd en automatisch wordt verwerkt. Voor intra-EU B2B-transacties wordt het vanaf 1 juli 2030 verplicht om binnen tien dagen (niet: werkdagen!) na de transactie of vooruitbetaling een e-factuur uit te reiken aan de afnemer. De e-factuur moet 10 dagen na de transactie of vooruitbetaling aan de afnemer zijn uitgereikt.

Digitale rapportage

De e-factuur voor de grensoverschrijdende transactie moet door de ondernemer direct digitaal worden gerapporteerd aan de (eigen) belastingdienst. Deze digitale rapportage vervangt de Opgaaf ICP. De afnemers moeten dezelfde transactie binnen vijf dagen na ontvangst van de e-factuur digitaal rapporteren aan de belastingdienst. Lidstaten kunnen, wanneer zij beschikken over voldoende informatie van de leverancier, echter bepalen dat de afnemers geen rapportageplicht hebben. Binnen één dag worden de ontvangen gegevens door de belastingdiensten van de EU-lidstaten overgedragen aan een centraal elektronisch uitwisselingssysteem (Central VIES).  Lidstaten ontvangen dus bijna real time informatie over deze transacties. De verwachting is dat btw-fraude bij grensoverschrijdende transacties hierdoor beter kan worden bestreden.

E-factuurvereisten

De e-facturen moeten voldoen aan de factuurvereisten in de lidstaat van de belaste prestatie. Het verwijzen bij een creditfactuur naar de oorspronkelijke factuur en het vermelden van het bankrekeningnummer of het andere account waarop de betaling moet plaatsvinden worden toegevoegd aan deze vereisten.

E-facturering voor lokale transacties

Verschillende EU-lidstaten hebben al, gedreven door hun eigen ‘VAT-gap’, e-facturering en/of digitale rapportagesystemen ingevoerd voor lokale transacties (bijv. Hongarije, Italië, Spanje en Roemenië). Nederlandse ondernemingen worden dan ook nu al geconfronteerd met de extra administratieve lasten van e-facturering en/of digitale rapportage in deze lidstaten en boetes bij het overtreden van deze verplichtingen. In 2025 en 2026 voeren ook Duitsland en België e-facturering in.

EU-lidstaten zijn zowel voor als vanaf 1 juli 2030 niet verplicht om e-facturering voor lokale transacties in te voeren. Als zij dit wel doen, moet het format in lijn zijn met de e-factureringsvereisten voor grensoverschrijdende transacties. Om een lappendeken aan verschillende systemen voor e-facturering en digitale rapportage te voorkomen is afgesproken dat lidstaten die in 2024 al een e-facturering en digitaal rapportagesysteem voor lokale transacties hebben of hiervoor vergevorderde plannen hebben dit uiterlijk op 1 januari 2035 aangepast moeten hebben aan het EU-systeem voor grensoverschrijdende transacties.

Wij raden ondernemers aan om nu al aan de slag te gaan met de voorbereidingen en bij de aanschaf of updates van financiële/ facturatiesoftware de mogelijkheden  van e-facturatie te onderzoeken. Heeft u vragen over de ViDA maatregelen, neem dan contact op met Ariane van den Berg via info@btwinstituut.nl  of 078 - 622 54 52. Wij helpen u graag verder!