Btw-aangifte: die volgt toch gewoon uit de administratie?

Deze titel beschrijft het ideaalplaatje: een cliënt stuurt vanuit de administratie alle relevante en juiste gegevens, de ontvanger van deze gegevens neemt deze gelijk over in de aangiftesoftware en dient de btw-aangifte in. In de toekomst, als het VAT in the Digital Age regime (‘ViDA’) regime is ingevoerd en alle btw-plichtige ondernemers e-invoices uitreiken en / of ontvangen en deze bij de Belastingdienst digitaal aanleveren, dan zou dat ideaalplaatje best eens het geval kunnen zijn. Sterker nog, wellicht dat de Belastingdienst al een vooringevulde btw-aangifte kan klaarzetten. Maar zover is het nog (lang) niet en hebben accountants en belastingadviseurs te maken met cliënten die zelf allerlei bestanden genereren c.q. opstellen, aan de hand waarvan men geacht wordt een juiste aangifte op te stellen.

Om een goede aangifte te kunnen indienen heeft de opsteller eigenlijk alle onderliggende gegevens en documenten nodig: inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankgegevens en transportbescheiden. Maar als die niet beschikbaar zijn dan moet de opsteller roeien met de riemen die hij / zij heeft. Maar ook op grond van beperkt beschikbare informatie is het mogelijk om een aantal waarnemingen te doen en welke de opsteller ‘waarschuwen’ dat verdere navraag bij cliënt nodig is. We noemen in deze bijdrage een aantal voorbeelden.

Format aangiftedata

Cliënten zullen in de regel per aangifte dezelfde dataset aanleveren. Indien echter in een tijdvak de data in een ander format worden aangeleverd (bijvoorbeeld kopieën van grootboekrekeningen in plaats van een Excelbestand) al dan niet met een heel andere lay-out, dan zijn er klaarblijkelijk gewijzigde omstandigheden. De opsteller dient na te gaan waardoor dit wordt veroorzaakt. Als blijkt dat cliënt nieuwe administratieve software heeft of de administratie anders heeft ingericht, dan moet worden nagegaan of de btw-codering van de in- en verkoopfacturen nog wel juist is. Buiten het feit dat dit van belang is voor de btw-aangifte, dit kan uiteraard ook weer een adviesopdracht opleveren.

Afwijkende omzet   

Het is raadzaam om de btw-aangiften van voorgaande perioden erbij te pakken: als blijkt dat de verstrekte cijfers daar substantieel van afwijken, dan kan inhouden dat bepaalde verstrekte informatie niet klopt. Als de omzet met af te dragen btw (rubriek 1-a van de btw-aangifte) substantieel lager is dan de voorgaande kwartalen, dan ontbreken er mogelijk verkoopdata. Bijvoorbeeld omdat de omzetgegevens van een van de vennootschappen van een fiscale eenheid niet zijn toegezonden. Maar er kan ook gewoon een legitieme reden zijn: zo zien we in onze praktijk ook stevige omzetdalingen als gevolg van het conflict in het Midden-Oosten. Maar navraag doen is sowieso altijd verstandig.

Afwijkende kosten

Ook bij kosten kan sprake zijn van ontbrekende gegevens. Een incidenteel hoge teruggaaf kan het gevolg zijn van een investering, maar een juist heel lage post aan voorbelasting ten opzichte van voorgaande kwartalen kan betekenen dat cliënt niet alle informatie heeft verstrekt.

Uiteraard kan sprake zijn van een legitieme verklaring: een cliënt heeft gedurende een kwartaal facturen van een Nederlands transportbedrijf ontvangen, waarbij het transportbedrijf door een softwarestoring onterecht op alle facturen het nultarief had toegepast (in plaats van 21% btw te hanteren). In elk geval is een (te) lage post aan voorbelasting een signaal om contact met cliënt op te nemen.  

Disbalans tussen inkomende en uitgaande goederenstromen

Een aangifteopsteller zou per kwartaal en zelfs op jaarbasis een overzicht kunnen maken van alle inkomende goederen (aan de hand van aangifterubrieken 2-a, 4-a, 4-b en 5-b) en alle uitgaande goederen (aangifterubrieken 1-a, 1-b, 1-e, 3-a en 3-b). Normaliter zou je verwachten dat de omzet hoger ligt dan de kosten (brutowinst), maar als de omzet substantieel hoger is, dan missen er mogelijk aan de inkomende kan goederen (tenzij sprake is van een enorme winstmarge, iets dat bij sommige producten inderdaad het geval is). Als de inkomende goederenstroom hoger is dan de omzet, dan is sprake van voorraadvorming (hetgeen bij bijvoorbeeld bederfelijke goederen niet logisch is) of dat er juist omzet ontbreekt. Al met al, als er sprake is van een disbalans tussen deze goederenstromen, dan moet er contact met cliënt worden opgenomen.

Mocht u meer willen weten over compliance-gerelateerde vraagstukken, hulpmiddelen die aangiftemedewerkers in staat stellen btw-aandachtspunten te herkennen en trainingen op compliance-gebied, neem dan contact met ons op!