Grip op je supply chain: het belang van de correcte toepassing van btw-regels

Feitelijke goederenbeweging vs. factuuradres

In deze casus is het essentieel om te kijken naar de feitelijke goederenbeweging en niet direct naar het factuuradres of de vestigingsplaats van de afnemer. De goederen worden daadwerkelijk van Nederland naar Spanje vervoerd, wat betekent dat er sprake is van een intracommunautaire levering en geen export-transactie.

Een veelvoorkomende fout bij goederentransacties is dat men kijkt naar het factuuradres in plaats van naar de feitelijke goederenbeweging. Dit kan leiden tot toepassing van het onjuiste btw-tarief. Een afnemer kan bijvoorbeeld gevestigd zijn in dezelfde EU-lidstaat als waar het vervoer begint, of is zoals in deze casus juist buiten de EU gevestigd en de goederen worden naar een andere EU-lidstaat verzonden.

De vervolg-vraag was: “Kan het 0%-tarief voor intracommunautaire transacties dan worden toegepast?”

Een intracommunautaire levering is een levering van goederen van de ene lidstaat naar de andere, waarbij het 0%-tarief mag worden toegepast wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan.

Vereisten om het 0%-tarief toe te mogen passen

Voor het toepassen van het nultarief op intracommunautaire leveringen moet aan specifieke voorwaarden worden voldaan:

1. geldig btw-nummer van de koper: de koper moet een geldig btw-nummer verstrekken van het land van bestemming of in ieder geval van een andere EU-lidstaat dan waar het vervoer aanvangt;
2. bewijs van vervoer: de verkoper moet kunnen aantonen dat de goederen daadwerkelijk naar een andere EU-lidstaat zijn vervoerd. Voorbeelden van acceptabel bewijs zijn transportdocumenten, zoals vrachtbrieven of andere verzendbewijzen.

In deze casus is het problematisch dat de afnemer geen geldig btw-nummer kan verstrekken. Omdat hierdoor niet aan de vereisten is voldaan mag het nultarief niet worden toegepast. Er dient btw in rekening te worden gebracht en deze is verschuldigd, daarnaast kan de fiscus deze btw naheffen. Dit benadrukt het belang van correcte documentatie en validatie van btw-nummers.

De zogeheten "Quick Fixes" die sinds 2020 van kracht zijn, bieden verdere verduidelijking en handvatten rondom intracommunautaire leveringen. Deze Quick Fixes benadrukken het belang van de juiste documentatie en de geldigheid van btw-nummers van de afnemers.

Conclusie

Het is essentieel dat bedrijven die intracommunautaire leveringen verrichten, zich bewust zijn van de relevante regels en procedures. Fouten in de toepassing van btw-regels kunnen leiden tot financiële sancties en verlies van vertrouwen van klanten. Door te focussen op de feitelijke goederenbeweging en de juiste documentatie kunnen bedrijven de juiste btw-regels toepassen en compliance risico's minimaliseren.

Mocht u assistentie nodig hebben om uw supply chain en de btw gevolgen hiervan in kaart te brengen dan kunt u contact met ons opnemen.